A última palavra do título está em letras maiúsculas, e não foi sem querer. Por mais que pareça lugar comum, o sucesso de qualquer projeto de mapeamento, análise e gestão de processos dependerá, e muito, de como ele será compreendido e aceito pelas pessoas da organização. Sem o apoio dos famosos “usuários” nenhuma metodologia de mapeamento ou de análise de problemas será capaz de fazer o programa ter sucesso. A questão é que muitas vezes isto é colocado em segundo plano…
Certa vez, assistindo uma palestra do gestor de processo de um banco, ele comentou que a primeira coisa que se deve fazer é compreender a cultura da empresa na qual se irá realizar o projeto. Tendo este entendimento, é possível planejar a melhor abordagem de implantação (escopo e prazo), as ferramentas a serem utilizadas e a metodologia de mapeamento e implantação. Tem toda a razão.
Desde o lançamento do projeto de gestão de processos até a efetiva implantação do processo TOBE e das melhorias, a participação das pessoas que efetivamente realizam as atividades é essencial. São elas que sabem como o processo funciona hoje (AS IS) que conhecem os problemas existentes, que conhecem os “jeitinhos” utilizados para acelerar um processo. E são elas que irão continuar realizando as atividades e gerenciando os processos após todas as implantações.
Tendo isto em mente, é importante que o projeto seja planejado de forma a preparar as pessoas para serem os gestores dos processos nos quais participam, efetivamente comprometidos com os resultados dos mesmos. Isto pressupõe colocar uma velocidade no projeto compatível com a capacidade de absorção e tempo disponível das pessoas. Sendo esta uma mudança de cultura grande na empresa, não adianta querer espremer os prazos do projeto para que os resultados apareçam logo.
Continuo achando que a melhor abordagem sempre será programar ciclos de mapeamento dos processos, priorizando os que podem gerar mais impacto e benefício ao negócio. Com o sucesso das primeiras implantações, rapidamente as pessoas vão acreditar no projeto garantindo sua continuidade.
Lógico, uma boa metodologia de mapeamento é essencial. Uma prova disto são as técnicas de Design Thinking que vieram para aperfeiçoar bastante os trabalhos de análise de processos. Mas lembre-se: a melhor metodologia de mapeamento de processos é aquela que as pessoas acreditam e colaboram. E o melhor processo TOBE é aquele que, além de eficiente, será o que os “usuários” efetivamente irão executar.
Bom trabalho. E boa gestão de PESSOAS e Processos.